Prosedur Penyimpanan Arsip yang Benar

Apabila bekerja di sekretariat tentang manajemen dan administrasi, maka kita harus mengetahui prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya, arsip ini berisi dokumen-dokumen penting yang biasanya akan dibutuhkan kembali di kemudian hari. Oleh karena itu, kita harus menyimpannya dengan benar agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan

Pada kesempatan kali ini, kita dapat mempelajari bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Namun, sebelum membahas hal tersebut, ada baiknya jika kita mempelajari apa itu arsip secara lebih mendalam terlebih dahulu melalui pembahasan di bawah ini.

Arsip adalah kumpulan catatan, warkat, atau dokumen lainnya, yang ditulis atau diketik dan tercetak dalam bentuk dan media apa pun (baik itu huruf, angka, gambar, atau video). Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup seorang individu atau sebuah organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi dari  orang atau organisasi tersebut.

Sementara itu, pengertian arsip juga telah diatur di dalam Undang-Undang negara. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, dalam konteks pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip memiliki beberapa sifat dan karakteristik yang membedakannya dari jenis dokumen lain, yaitu:

• Autentik, arsip harus berisikan informasi yang aktual dan faktual.
• Legal, arsip merupakan bukti resmi dari berbagai kegiatan dan kebijakan yang telah dilakukan.

Pada masa yang akan datang, arsip akan digunakan sebagai bukti yang autentik dan legal untuk mendukung kegiatan atau kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena itu, Anda harus menyimpan arsip dengan baik dan benar agar mudah untuk ditemukan ketika hendak digunakan.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tujuh jenis arsip yang berbeda, yaitu:

• Arsip dinamis
• Arsip vital
• Arsip aktif
• Arsip inaktif
• Arsip statis
• Arsip terjaga
• Arsip umum

Mari simak penjelasan lengkap mengenai jenis-jenis arsip di bawah ini!

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung di dalam kegiatan orang atau organisasi yang membuat arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional orang atau organisasi yang menciptakan arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat diganti jika rusak atau hilang.

Arsip aktif adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Jenis arsip ini akan selalu digunakan untuk berbagai macam kebutuhan.

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun atau sudah sangat jarang digunakan. Biasanya hanya digunakan untuk memberikan keterangan atau dijadikan sebagai referensi.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh orang atau organisasi yang arsip karena memiliki nilai sejarah, telah habis masa simpannya, dan memberikan informasi permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan lainnya

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dengan kata lain, semua arsip yang tidak berhubungan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara.

Sistem penyimpanan adalah metode yang digunakan untuk menyimpan dokumen untuk memudahkan proses kerja dan memungkinkan dokumen tersebut ditemukan dengan cepat saat diperlukan. Prinsip dasar dari sistem penyimpanan adalah pengelompokan dokumen berdasarkan kata-kunci, baik itu berupa huruf maupun angka, yang disusun sesuai dengan suatu urutan tertentu.

Ada dua jenis urutan yang umum digunakan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Contoh sistem penyimpanan berdasarkan urutan abjad adalah sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek, sedangkan contoh sistem penyimpanan berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subjek numerik. Sistem penyimpanan standar yang sering digunakan meliputi sistem abjad, sistem numerik, sistem geografis, dan sistem subjek.

Menyimpan arsip memerlukan keahlian tertentu untuk memastikan dokumen ditempatkan sesuai kebutuhan dan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Pemilihan metode penyimpanan arsip yang optimal menjadi sangat penting, terutama bagi perusahaan yang sedang berkembang pesat. Tata cara penyimpanan arsip yang efektif dapat dicapai melalui langkah-langkah berikut:

Flat filing adalah metode penyimpanan arsip yang melibatkan penempatan dokumen dalam stopmap. Dokumen-dokumen ini bisa juga disimpan menggunakan snelhecter dan disusun dalam tumpukan di atas lemari arsip. Penyusunan dilakukan secara horizontal, dimulai dari bagian bawah dan diteruskan ke atas. Penyusunan ini memerlukan kehati-hatian saat mengambil dokumen. Sebaiknya, dokumen yang berada di bagian bawah diambil terlebih dahulu agar tumpukan di atasnya tetap rapi.

Metode kedua yang digunakan adalah vertical filing di mana dokumen disimpan dalam folder atau map arsip. Dokumen kemudian ditempatkan dalam posisi berdiri tegak dan disusun dari depan ke belakang.

Lateral filing adalah metode penyimpanan arsip di mana dokumen dimasukkan dalam snelhecter dan brief ordner, lalu diletakkan berdiri. Bagian punggung folder ditempatkan di bagian depan. Penggunaan sistem penyimpanan yang optimal akan mempermudah pencarian, pengembalian, dan mengurangi risiko kehilangan dokumen. Pemilihan metode penyimpanan harus disesuaikan dengan kebutuhan individu atau perusahaan. Untuk memastikan penyimpanan dokumen berjalan lancar dan sesuai standar, penting untuk mengikuti prosedur penyimpanan arsip yang ditetapkan.

Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini adalah prosedur sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar.

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah memeriksanya terlebih dahulu. Kita harus memastikan bahwa arsip tersebut sudah berisi informasi yang sesuai, aktual, dan faktual. Anda dapat memastikannya dengan meminta kejelasan kepada pihak pembuat arsip.

Setelah arsip tersebut sudah dipastikan keutuhan dan kebenaran isinya, Kita harus mengindeks arsip tersebut. Hal ini diperlukan agar arsip tersimpan dengan rapi dan tidak berantakan untuk memudahkan pencarian. Kita dapat mengindeks arsip berdasarkan berbagai hal, seperti abjad.

Setelah diindeks, arsip harus diberikan sebuah tanda (kode) yang mengindikasikan tempat penyimpanan arsip tersebut. Nantinya, kode ini akan berguna ketika arsip hendak digunakan kembali dan keluar dari berkas. Ketika arsip dikembalikan, petugas juga akan lebih mudah untuk mengembalikan arsip ke tempatnya semula.

Apabila seluruh arsip yang ingin disimpan sudah diberikan tanda (kode), selanjutnya kita dapat melakukan penyortiran arsip. kita dapat menyortir arsip berdasarkan kode yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini perlu dilakukan agar pengelompokkan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, nantinya arsip juga akan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali.

Apabila arsip telah diperiksa, diindeks, diberikan tanda, dan disortir, maka kita tinggal menyimpan arsip tersebut saja. Pastikan tempat dan sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip aman dan tepercaya. Dengan begitu, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak akan rusak.

Untuk kita yang ingin melakukan digitalisasi dokumen arsip, bisa menggunakan Jasa data entry dari Ad Ins. Layanan DOCUPRO dari Adlns akan menyediakan tenaga ahli yang sudah terkualifikasi sehingga dapat mempercepat dan memudahkan entri data perusahaan Anda. ********